Empresas que costumam enviar seus colaboradores a reuniões de negócio em outras cidades ou países precisam desenvolver uma política de viagens corporativas eficiente e que resulte em economia para a gestão.

Mas, como reduzir os custos na política de viagens corporativas?

O segredo para diminuir os custos em viagens corporativas é criar previamente um planejamento estratégico bem detalhado e cauteloso, no qual o cliente irá avaliar todas as opções relacionadas à sua jornada, pesquisar constantemente os melhores preços e, dessa forma, calcular todas as despesas e o ROI que o deslocamento vai gerar.
Além disso, é fundamental desenvolver uma boa política de reembolso para garantir que o colaborador apresente os gastos com mais facilidade, utilizando essa tecnologia avançada.

Flexibilização de política de viagens

A flexibilidade está relacionada à agilidade na tomada de decisão e a diminuição de algumas burocracias. Na prática, isso significa que questões como a compra de passagens aéreas, reserva de hotéis, entre outros itens, podem ser realizadas até mesmo pelo colaborador.  É importante notar que ao incluir a possibilidade de alterações como remarcar ou adiar uma viagem, sem gerar multas e qualquer tipo de taxa para a empresa, essa política de viagens corporativas passam a ser ainda mais valorizadas.
Outra maneira de flexibilização da política de viagens corporativas é o modelo de self booking, ou seja, aquele em que o colaborador consegue reservar acomodações por conta própria, sem precisar da aprovação de intermediários. E ferramentas como essa impactam a economia das empresas. 

Uso de tecnologia

A tecnologia, que já era importante, tornou-se essencial para as viagens nos últimos tempos. Os aplicativos que ajudam a informar os viajantes sobre questões de passagens, status do voo, acomodações, mobilidade corporativa, online booking tools, entre outros, ajudam a amenizar imprevistos e a dar mais tranquilidade para as pessoas.
Para as empresas, torna-se muito mais fácil controlar todos os deslocamentos dos colaboradores por meio de um sistema que centraliza todas as informações. Ou ainda, um aplicativo ou software que integra várias áreas, simplificando o trabalho do gestor de viagens e economizando o seu tempo.

Busca de acordo com os valores

Uma das vantagens da tecnologia SB Travel é a possibilidade de pesquisar os serviços por preços. Isso ajuda os gestores a planejarem suas viagens, reduzindo os custos. Isso porque ele consegue comparar a qualquer momento os valores de passagens de diferentes companhias aéreas, assim como hotéis, aluguel de automóveis, etc.
Essa pode ser uma ótima estratégia para organizar o trajeto com antecedência e com os menores gastos possíveis. No entanto, o gestor não pode esquecer dos conceitos de Duty of Care para escolher opções que também ofereçam qualidade e bem-estar para o viajante. 

Política de reembolso

Mais um elemento fundamental da política de viagens corporativas é a criação da política de reembolso. Esse documento deve fornecer as informações sobre o que é reembolsável e toda a prestação de contas entre colaboradores e empresa. Afinal, manter o controle dos gastos durante a viagem corporativa é essencial para a saúde financeira da organização.
Com o apoio desse aplicativo que facilitam o cadastro de comprovantes, os gestores evitam gastos excessivos, assim como processos trabalhistas e fraudes.  

Quer saber mais sobre como elaborar uma política de viagens corporativas para a sua empresa? Entre em contato com a equipe da SB Travel que vamos te ajudar em todas as etapas!